Quoi de plus chronophage et de moins intéressant que de rentrer des données et/ou de les mettre à jour dans un CRM ?
Et pourtant, tout administrateur Salesforce sait que c’est un travail récurent dans son emploi du temps. Si vous n’êtes pas le garant de la propreté des données (ce que les utilisateurs oublient trop souvent), votre équipe compte sur vous en revanche pour ajouter et mettre à jour des enregistrements à mesure qu’ils collectent des données sur de nouveaux comptes, prospects, opportunités, etc …
Si vous ne voulez pas subir une tendinopathie à force de scroller/double cliquer/taper/valider, voici une liste d’outils à votre disposition. Ils ne seront pas hiérarchisés sciemment car leur utilité dépend beaucoup de vos besoins et de vos compétences.
Ceci n’est pas une liste exhaustive; n’hésitez donc pas à mettre en commentaire ceux que vous utilisez.
1) Assistant d’importation de données
C’est l’outil de base intégré à Salesforce. Il est d’ailleurs disponible dans toutes les éditions. Il est accessible soit dans la configuration (bloc “Intégrations”) soit directement à partir d’une vue de liste d’un objet. Dans ce cas, il apparaît sous la forme du bouton “Importer”, qui n’est qu’un lien vers la page filtrée.
Les plus :
- Simple à utiliser avec un système de mappage intuitif
- Directement utilisable dans Salesforce (rien à télécharger)
- Possibilité de créer comptes et contacts dans un seul processus d’importation
Les moins :
- Vous pouvez importer jusqu’à 50 000 enregistrements à la fois “seulement”
- Limité à l’importation de données (insert), à la mise à jour (update) et aux 2 combinés (Upsert) : pas de possibilité d’exporter ou de supprimer en masse
- L’Assistant d’importation de données ne prend pas en charge l’importation d’objets personnalisés dans des communautés
Dans cette vidéo ( à partir de 4:00), je vous montre comment utiliser cet outil pour l’importation de comptes et contacts.
2) Dataloader.io
Originellement, Dataloader.io était une fonctionnalité de Mulesoft mais suite à son acquisition par Salesforce, il est désormais accessible depuis le CRM. Il est désormais disponible directement dans la configuration. Il vous suffit de le taper dans la barre de recherche rapide (attention à ne pas le confondre avec Data Loader toutefois).
Les plus :
- Très intuitif malgré la puissance de l’outil
- Possibilité de planifier des tâches et donc de vérifier calmement la bonne intégration (cela peut vous éviter le “Allo, je ne comprends pas, je n’ai plus le champs machin qui est renseigné sur mes contacts”)
- Beaucoup de documentations disponibles dans l’outil directement (en anglais toutefois)
Les moins :
- Besoin de se reloguer car on change d’environnement
- Système Freemium : sauf à passer en mode payant, les capacités sont limités à 10 000 enregistrements cumulés modifiables par mois (ça va vite !) et une tâche planifiable à la fois
3) Data Loader
Bon, celui-ci est mon petit préféré, je ne vais pas vous le cacher. Même s’il a un côté un peu “old school” (ringard diront certains), une fois bien maîtrisée, il est super fiable.
Les plus :
- Totalement gratuit
- Utilisables sur tous les objets et tous les champs
- Pas de limite (à moins que vous ayez plus de 5 000 000 d’enregistrements à importer par jour…)
Les moins :
- Outil à télécharger en local sur son ordi (je vous avais bien dit “old school” !)
- Interface pas très jolie
- Demande une relative connaissance des requêtes SOQL
- Une erreur fatale me semble plus facilement réalisable sur cet outil surtout au début (attention au “Delete” et “Hard Delete”)
4) Les connecteurs
Vous avez également la possibilité de télécharger des connecteurs ou modules complémentaires (XL Connector pour Excel ou Data Connector pour Sheet de G-Suite). C’est assez pratique, étant donné qu’avant d’utiliser les chargeurs de données ci-dessus, vous retravaillerez les données dans Excel ou Sheet de toutes les façons. Avec ces outils, vous ne sortez donc pas de votre tableur.
Les plus :
- Vous restez dans un environnement que vous maitrisez
- Moins de transfert de fichier
Les moins :
- Sheet ou Excel sont limités en taille donc si vous avez des données volumineuses à extraire ou à mettre à jour dans Salesforce, vous serez contraints de lancer plusieurs tâches
- Relativement lents
- XL connector est freemium
Et vous quel outil d’intégration de données conseilleriez-vous ?